КАК ЭФФЕКТИВНО УПРАВЛЯТЬ АВТОПАРКОМ? – ПЕТР НОВАК ДЛЯ ФИНАНСОВОЙ ГАЗЕТЫ
По какому принципу это работает?
Мониторинг транспортных средств и спецтехники возможен благодаря установленным в транспортных средствах модулям GPS. Данные модули принимают с космических спутников сигналы, с помощью которых определяются географические координаты отслеживаемого объекта. Затем полученные данные пересылаются посредством сети GPS на серверы, с которых обработанная информация отправляется клиентам, руководителям и администраторам автопарков компаний с использованием компьютерной программы, Интернет-страницы либо смартфона. Авторская система компании TRONIK – GPS ATRAX опирается на спутниковую локализацию. Эксплуатационные параметры передаются с компьютера транспортного средства либо единицы техники, с датчиков, подключенных в объекте, а также через коммуникатор водителя и сеть GSM на серверы TRONIK. Затем данные попадают в приложение клиента. Очень важным аспектом является возможность интеграции данных GPS с иными необходимыми клиенту системами (так, как это имеет место в случае GPS ATRAX), что позволяет многократного увеличить финансовую выгоду для клиента.
Что наиболее важно при принятии решения о мониторинге транспортных средств в компании?
Необходимо начать с определения наших потребностей. Для чего мы хотим использовать такую систему, какие проблемы мы хотим решить, либо чего в будущем мы хотим достичь? После проведения анализа доступных на рынке предложений и выбора поставщика, которому будет доверен мониторинг автопарка компании, необходимо, прежде всего, определить принципы пользования служебными автомобилями, учитывая данные, полученные из GPS. В каждой компании это выглядит немного иначе. Руководители по-разному видят то, как работники могут, например, пользоваться частными автомобилями в свободное время, либо как производить расчеты за топливо, израсходованное в течение этого времени. Естественно, идей и решений много, важно, однако, чтобы принципы были ясны всем. Оптимальным выходом является разработка политики пользования корпоративным автопарком и ее отражение в документе, содержащем правила пользования служебными автомобилями. В таком документе необходимо отразить всю информацию относительно пользования служебным автомобилем, от использования и эксплуатации автомобиля, его обслуживания, пользования топливной картой и до возможности использования автомобиля в служебных и личных целях. Наиболее важным является то, чтобы принципы были ясны для всех. Лучше всего, чтобы документ был подписан всеми работниками и членами правления (руководителями), что дополнительно обяжет обе стороны соблюдать установленные правила. Политика пользования автопарком должна включать также информацию о том, каким образом будут решаться вопросы несоблюдения установленных правил. Стоит подумать о системе поощрений, дополнительно мотивирующих работников к безопасному и экономичному вождению.
Какие преимущества дает мониторинг транспортных средств?
Преимущества являются следствием нескольких аспектов действия системы и связаны с уменьшением расходов на ГСМ в компании, повышением безопасности водителей, лучшим и более экономным использованием транспортных средств в служебных целях, увеличением эффективности труда, ускорением документооборота и расчетов с работниками и со многими другими элементами. Мониторинг транспорта, несомненно, выгоден для бизнеса. Он позволяет оптимизировать работу как управляющих автопарками должностных лиц, так и рядовых водителей или торговых агентов. Кроме экономии времени, имеет место ощутимая экономия денежных средств и относительно быстрая окупаемость инвестиции. Из моего опыта следует, что вложенные в нашу систему средства возвращаются спустя примерно полгода (иногда даже быстрее). Наша система предусматривает ряд решений и связанных с ними преимуществ. Это, в частности, расчет фактического расхода топлива. двигателем и прочими элементами оснащения транспортного средства, отслеживание расхода топлива на холостом ходу, сопоставление объема залитого топлива с данными топливных карт, отслеживание несанкционированной заправки в ненадлежащее время (например, в выходные дни), расчет расхода топлива в свободное от работы время и т.п. Возможны также детальный расчет времени работы водителя и использования транспортного средства в личных и служебных целях, считывание информации о авторизировавшихся водителях, контроль выполнения рабочих планов, отслеживание визитов к клиентам на основании локализации адресной базы, создание отчетов об отработанном времени и автоматическое обнаружение случаев злоупотреблений.
Стоит подчеркнуть, что объем данных, которые может предоставить система, не связан с большими временными затратами на их анализ. Все сведения можно получать в форме четких и ясных отчетов, существует возможность выбора настроек, позволяющих системе самой считывать рабочие планы и отслеживать их выполнение, а затем самостоятельно рассылать отчеты руководителям. Клиенту даже не нужно будет открывать программу, поскольку отчетность будет отправлена на указанный адрес электронной почты.
Чего опасаются клиенты перед установкой модулей GPS?
Чаще всего опасения касаются реакции работников, которые могут почувствовать себя задетыми отсутствием к ним доверия со стороны руководства либо опасаться чрезмерного контроля. Из моих наблюдений и опыта, однако, следует, что надлежащая внутренняя коммуникация компании и соответствующая подготовка работников к изменениям и внедрениям новшеств достаточны, чтобы все поняли мотивы руководства и оценили по достоинству ряд преимуществ, следующих из мониторинга транспортных средств в компании.
Статья опубликована в Финансовой Газете от 15 мая 2015 года.
