Jak sprawnie zarządzać flotą samochodów? – Piotr Nowak dla Gazety Finansowej – Tronik

Jak sprawnie zarządzać flotą samochodów? – Piotr Nowak dla Gazety Finansowej

Monitoring pojazdów to szereg rozwiązań, dzięki którym możliwe jest sprawne zarządzanie flotami samochodowymi czy maszynami rolniczymi. Dzięki monitoringowi możliwe jest kontrolowanie parametrów eksploatacyjnych, sprawne weryfikowanie pracy podwładnych i nadzorowanie wydatków ponoszonych na utrzymanie, eksploatację i obsługę pojazdów. Rozwiązania takie umożliwiają łączenie kontroli wydatków w firmie oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Korzystają z nich fleet managerowie i osoby odpowiedzialne za firmowe floty, firmy transportowe oraz osoby prywatne. Możliwe jest także monitorowanie wydajności pracy maszyn rolniczych, które także oferuje m.in. nasza firmą.

Na jakiej zasadzie to działa?

Monitoring pojazdów bądź maszyn możliwy jest dzięki zainstalowanym w pojazdach modułom GPS. Moduły te odbierają sygnały z satelitów krążących nad ziemią, za pomocą których wyznaczane są współrzędne geograficzne monitorowanego obiektu. Następnie dane te przesyłane są za pośrednictwem sieci GSM do serwerów, które po ich przetworzeniu udostępniają informacje dla klientów, fleet managerów, osób zarządzających flotą przez program na komputerze, stronę WWW bądź przez smartphony. Autorski system firmy TRONIK – GPS ATRAX opiera się o lokalizację satelitarną. Parametry eksploatacyjne przekazywane są z komputera pojazdu bądź maszyny, czujników podłączonych w obiekcie, a także komunikator kierowcy oraz sieć GSM do serwerów TRONIK. Następnie trafiają one do aplikacji klienta. Bardzo ważnym aspektem jest możliwość integracji danych systemu GPS z innymi, niezbędnymi klientowi systemami, tak jak ma to miejsce w przypadku GPS ATRAX, dzięki czemu istnieje możliwość zwielokrotnienia korzyści dla klienta.

Co jest najważniejsze, zanim zdecydujemy sit na monitorowanie pojazdów w firmie?

Należy zacząć od określenia naszych potrzeb. Do czego chcemy wykorzystać taki system, jakie problemy chcemy rozwiązać lub co w przyszłości chcemy osiągnąć? Gdy już przeanalizowaliśmy dostępne na rynku oferty i wybraliśmy dostawcę, któremu zostanie powierzone monitorowanie firmowej floty, należy przede wszystkim określić zasady korzystania z samochodów służbowych, biorąc pod uwagę dane, jakie otrzymamy z GPS. W każdej firmie wygląda to trochę inaczej. Przełożeni mają różne spojrzenia na to, w jaki sposób pracownicy mogą np. korzystać z prywatnych aut w czasie wolnym, bądź jak rozliczać się za paliwo zużyte w tym czasie. To naturalne, że pomy-słów i rozwiązań jest wiele, ważne jest jednak to, aby zasady dla wszystkich były jasne. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie polityki flotowej i spisanie jej zasad w formie dokumentu, który będzie opisywał reguły korzystania z samochodów służbowych. W takim dokumencie należy zawrzeć wszelkie informacje na temat używania samochodu służbowego, poczynając od użytkowania i eksploatacji auta, poprzez jego serwisowanie, korzystanie z karty paliwowej, na wykorzystywaniu auta do celów służbowych i prywatnych kończąc. Najważniejsze jest, aby zasady dla wszystkich były jasne. Najlepiej, aby dokument został podpisany przez wszystkich pracowników oraz przez zarząd (przełożonych), co dodatkowo obliguje obie strony do przestrzegania ustalonych zasad. Polityka flotowa powinna zawierać także informacje na temat tego, w jaki sposób zostaną załatwione sprawy nieprzestrzegania ustaleń. Warto zastanowić sit nad systemem nagród, które będą dodatkowo motywować pracowników do bezszkodowej i ekonomicznej jazdy.

Jakie korzyści niesie ze sobą monitorowanie pojazdów?

Korzyści wynikają z kilku aspektów działania systemu. Są związane ze zmniejszeniem zużycia paliwa w firmie, zwiększeniem bezpieczeństwa kierowców, lepszym i bardziej ekonomicznym wykorzystaniem pojazdów do celów służbowych, zwiększeniem wydajności pracy, przyspieszeniem obiegu dokumentów, rozliczeń pracowników i wieloma innymi elementami. Monitoring pojazdów to niewątpliwe korzyści dla biznesu, które umożliwiają optymalizację zarówno pracy osób zarządzających flotami, jak i samych kierowców czy handlowców. Poza oszczędnością czasu kolejną sprawą jest realna oszczędność pieniędzy i stosunkowo szybki czas zwrotu inwestycji. Z moich doświadczeń wynika, że pieniądze zainwestowane np. w nasz system zwracają się po około pół roku (czasami nawet szybciej). Nasz system oferuje szereg rozwiązań i korzyści. Są to m.in.: rozliczenie faktycznie zużytego paliwa przez silnik czy inne elementy wyposażenia pojazdu, monitorowanie zużycia paliwa na biegu jałowym, porównanie ilości zatankowanego paliwa z danymi z kart paliwowych, wychwytywaniu tankowań w niedozwolonych okresach (np. w weekendy), rozliczanie zużycia paliwa w czasie wolnym od pracy, itp. Możliwe jest również szczegółowe rozliczanie czasu pracy kierowcy i wykorzystania pojazdów do celów prywatnych i służbowych, pobieranie informacji na temat zalogowanych kierowców, kontrola wykonalności planów pracy, weryfikacja odwiedzin klientów na podstawie lokalizacji bazy adresów, tworzenie raportów dotyczących czasu pracy i automatyczne wykrywanie nadużyć.

Warto podkreślić, że liczba danych, jakie może dostarczyć system, nie wiąże się z dużymi nakładami czasu na ich analizę. Wszystkie informacje można uzyskać w formie czytelnych raportów, istnieje możliwość ustawienia opcji, aby system sam pobierał plany pracy i weryfikował ich wykonalność, a później samodzielnie dostarczał raporty do przełożonych. Klient nie będzie musiał nawet otwierać programu, ponieważ sprawozdania zostaną dostarczone na wskazany adres e-mail.

Jakie obawy mają klienci przed zamontowaniem lokalizatora GPS?

Najczęstsze obawy dotyczą reakcji pracowników, którzy mogą poczuć się urażeni brakiem zaufania do nich ze strony przełożonych, bądź mogą mieć obawy przed nadmierną kontrolą. Z moich obserwacji i doświadczeń wynika jednak, że właściwa komunikacja wewnętrzna firmy i odpowiednie przygotowanie pracowników do zmian i wdrożeń są wystarczające, aby wszyscy zrozumieli motywy przełożonych i docenili szereg korzyści płynących z monitorowania pojazdów w firmie.

Artykuł został opublikowany w Gazecie Finansowej z dn. 15 maja 2015 roku.

STREFA KLIENTA