Nowoczesne techniki w monitorowaniu pojazdów – Piotr Nowak dla magazynu Flota

2015-04-29

Rozwój nowych technologii informatycznych daje wiele możliwości usprawniających zarządzanie flotą, są to m.in.: monitorowanie przebiegu pojazdów i kosztów ich eksploatacji, zużycie paliwa czy styl jazdy kierowcy. Każdy fleet manager musi zdefiniować kluczowe obszary, które chce monitorować, i zdecydować, w jaki sposób osiągnąć cele zgodne z wewnętrzną polityką flotową firmy. Jeśli już znamy cele i zapotrzebowania danej firmy, możemy zająć się doborem odpowiednich narzędzi i zakresem, w jakim będą wykorzystywane. Ważne, aby wybrane narzędzia i oprogramowanie były skalowalne – odpowiadały aktualnym potrzebom, a także sprostały kolejnym wyzwaniom i zapotrzebowaniom, które mogą się pojawić w przyszłości. System powinien być również otwarty na możliwość udostępniania i pobierania danych z innych źródeł, tak abyśmy mogli uzyskać całościowy obraz sytuacji naszej floty. Kolejny istotny element to możliwość automatyzacji procesów, aby większość zadań była obsługiwana przez system, przy jak najmniejszym zaangażowaniu zewnętrznego użytkownika.

Jakość i ilość danych

Przemyślany system opiera się na najlepszych rozwiązaniach i technologiach, które sprawiają, że dane trafiają do użytkowników szybko i bezpiecznie, a także w przystępnej formie. Współcześnie borykamy się z nadmiarem informacji, których nie jesteśmy w stanie przetworzyć i przyswoić, więc kolejną ważną sprawą jest sprawienie, aby osoba monitorująca flotę samochodową otrzymywała maksimum treści, przy jak najmniejszym nakładzie własnej pracy i czasu. W TRONIKU zadbaliśmy o to, aby klienci otrzymywali dane w formie precyzyjnych, czytelnych danych i raportów, ponieważ jakość i ilość danych są kluczowe dla klientów branży flotowej. Im większą flotą zarządzają klienci, tym większego wsparcia systemu w codziennej pracy potrzebują. Dlatego też kluczowe jest, aby system był wyposażony w opcję automatycznego uzupełniania porządnych danych i ich obróbki oraz automatycznego przekazywania raportów czy wniosków do odpowiednich adresatów. W praktyce działa to przykładowo tak, że informacje na temat stylu jazdy są wysyłane bezpośrednio do kierowców, dane na temat wykorzystania pojazdów do celów prywatnych – do działu księgowego, a dane raportujące wizyty handlowców w danych placówkach – do ich przełożonych.

Korelacja z innymi systemami

Kolejnym ważnym elementem jest dobór elastycznych narzędzi i zautomatyzowanie ich pracy oraz integracja danych pochodzących z różnych źródeł, np. z kart paliwowych, pojazdów, informacji księgowo-finansowych itp. Rozwiązania tego typu umożliwiają automatyzację większości procesów, dzięki którym duża flota działa bez zarzutu i narażania na dodatkowe koszty. Jeśli klient potrzebuje maksymalnej ilości danych, często zdarza się, że korzysta równocześnie z kilku systemów, które są rozproszone w różnych działach firmy, gdzie np. HR odpowiada za czas pracy, a logistyka za kontrolę samochodów i maszyn. Aby jednak na koniec okresu rozliczeniowego klient otrzymał zwięzłą paczkę danych, która kompleksowo odpowiada jego potrzebom, ważna jest możliwość połączenia danych z różnych źródeł. System GPS ATRAX bardzo często jest integrowany z programami do zarządzania flotą, jak np. PasCom Flota II, z systemami księgowo-finansowymi czy giełdami transportowymi, np. TimoCom, i wieloma innymi. W praktyce oznacza to o wiele bardziej zaawansowane opracowania i raporty niż pochodzące tylko z systemu GPS lub tylko z danych pozyskiwanych z serwisów (ASO) i kart paliwowych. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia przepływ danych w firmie, bo każdy dział otrzymuje wyselekcjonowane, interesujące go dane. Cały proces odbywa się automatycznie w okresach wyznaczonych przez zarządzające osoby.

Artykuł został opublikowany w kwietniowym magazynie Flota