WIE KANN MAN DIE FAHRZEUGFLOTTE EFFIZIENT VERWALTEN? – PIOTR NOWAK für GAZETA FINANSOWA
Wie funktioniert das?
Das Tracking von Fahrzeugen und Maschinen ist dank Einbau von GPS-Modulen möglich. Diese Module empfangen Signale von Satelliten, mit deren Hilfe sie geografische Koordinaten des getrackten Objekts festlegen. Dann werden die Daten über das GSM-Netz an Server geschickt, die nach ihrer Bearbeitung Informationen den Kunden, den Flottenmanagern, die die Flotten über eine Computersoftware, WWW-Seite oder Smartphones verwalten, zur Verfügung stellen. Das Autorensystem der Firma TRONIK – GPS ATRAX – stützt sich auf Satellitenlokalisierung. Nutzungsparameter werden vom Computer des Fahrzeugs oder der Maschine dank Sensoren in der Kabine, sowie über das Kommunikationsprogramm des Fahrers und das GSM-Netz an Server von TRONIK geschickt. Dann kommen sie an die Anwendung des Kunden. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit der Integration der Daten vom GPS-System mit anderen, dem Kunden notwendigen Systemen, so wie es im Falle von GPS ATRAX ist, was die Nutzen für den Kunden multiplizieren lässt.
Was ist am wichtigsten, bevor man sich für das Tracking der Firmenfahrzeuge entscheidet?
Man soll von der Bestimmung der Bedürfnisse anfangen. Wozu können wir ein solches System nutzen, welche Probleme lösen wir und was möchten wir in Zukunft erreichen? Nachdem man die auf dem Markt zugänglichen Angebote schon analysiert und den Lieferanten gewählt hat, dem das Tracking der Firmenflotte in Auftrag gegeben wird, sollen aufgrund von den vom GPS gewonnenen Daten vor allem Regeln der Nutzung von Fahrzeugen bestimmt werden. In jeder Firma sieht es ein bisschen anders aus. Vorgesetzte haben unterschiedliche Ideen darüber, wie ihre Mitarbeiter z.B. Firmenautos in der Freizeit nutzen können oder den in dieser Zeit verwendeten Treibstoff abrechnen sollen. Es ist natürlich, dass es viele Ideen und Lösungen gibt. Wichtig ist nur, dass die Regeln für alle klar sind. Die beste Lösung ist die Erarbeitung der Flottenpolitik und die Verfassung ihrer Regeln in Form eines Dokuments, das Regeln der Nutzung von Firmenfahrzeugen beschreibt. In einem solchen Dokument sollen alle Informationen über die Nutzung des Dienstautos enthalten sein – mit der Nutzung des Autos angefangen über den Service, die Nutzung der Treibstoffkarte bis zur Nutzung des Autos für Privat- und Dienstzwecke. Am wichtigsten ist, dass die Regeln allen klar sind. Im Idealfall soll das Dokument von allen Mitarbeitern und den Verwaltern (Chefs) unterzeichnet werden, was die Parteien zur Einhaltung der festgelegten Regeln verpflichtet. Die Flottenpolitik soll auch Informationen darüber enthalten, auf welche Art und Weise die Nichteinhaltung der Festlegungen behandelt wird. Es lohnt sich, ein System von Preisen zu erarbeiten, die die Mitarbeiter zu einem schadenfreien und ökonomischen Fahrstil anspornen werden.
Welche Nutzen bringt das Fahrzeugtracking mit sich?
Die Nutzen rühren aus einigen Aspekten des Systems. Sie sind mit der Senkung des Treibstoffverbrauchs in der Firma, der Steigerung der Sicherheit von Fahrern, einer besseren und ökonomischeren Nutzung der Fahrzeuge zu Dienstzwecken, der Steigerung der Arbeitseffizienz, der Beschleunigung des Dokumentenflusses, der Arbeiterabrechnung und zahlreichen anderen Elementen verbunden. Das Fahrzeugtracking heißt unbezweifelbare Vorteile für Unternehmen, weil es eine Optimierung sowohl für Flottenmanager, als auch Fahrer und Händler darstellt. Außer der Zeitersparnis sind die Ausgabenoptimierung und eine relativ kurze Zeit der Investitionsauszahlung reale Nutzen. Aus meinen Erfahrungen geht hervor, dass das z.B. in unser System investierte Geld sich nach einem halben Jahr (manchmal auch schneller) auszahlt. Unser System bietet eine Reihe von Lösungen und Nutzen. Zu ihnen gehören u.a.: die Abrechnung des vom Motor oder anderen Elementen der Fahrzeugausstattung tatsächlich verbrauchten Treibstoffs, die Beaufsichtigung des Treibstoffverbrauchs im Leerlauf, der Vergleich der Menge vom getankten Treibstoff mit den Daten aus Treibstoffkarten, die Aufspürung vom Tanken in nicht zugelassenen Perioden (z.B. wochenends), die Abrechnung des Treibstoffverbrauchs in der Freizeit usw. Möglich ist auch eine detaillierte Abrechnung der Arbeitszeit des Fahrers und die Nutzung des Fahrzeugs zu dienstlichen und privaten Zwecken, die Information über eingeloggte Fahrer, die Kontrolle der Erfüllung von Arbeitsplänen, die Verifizierung der Kundenbesuche aufgrund der Lokalisierung der Adressendatenbank, die Erstellung von Berichten über die Arbeitszeit und die automatische Aufspürung von Missbräuchen.
Es ist bemerkenswert, dass die Anzahl der Daten, die das System liefern kann, sich nicht mit einem großen Zeitaufwand für ihre Analyse verbindet. Alle Informationen können in Form von gut lesbaren Berichten geliefert werden, man kann Optionen einstellen, damit das System automatisch Arbeitspläne bezieht, ihre Ausführung verifiziert und danach Berichte an Chefs liefert. Der Kunde muss dann die Anwendung überhaupt nicht öffnen, weil Berichte an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden.
Welche Befürchtungen haben die Kunden vor der Montage eines GPS-Ortungsgeräts?
Die meisten Befürchtungen betreffen die Reaktion der Mitarbeiter, die sich wegen Mangel an Vertrauen seitens der Chefs beleidigt fühlen oder vor einer übermäßigen Kontrolle beängstigt sein können. Aus meinen Beobachtungen und Erfahrungen folgt aber, dass eine richtige Kommunikation innerhalb der Firma und eine entsprechende Vorbereitung der Mitarbeiter auf Änderungen und neue Einführungen ausreichend sind, damit alle Motive der Vorgesetzten verstehen und eine Reihe von Nutzen des Trackings in der Firma zu schätzen wissen.
Der Artikel wurde in Gazeta Finansowa am 15. Mai 2015 veröffentlicht.
