Jak inteligentnie zarządzać flotą samochodową, aby była najbardziej optymalna i opłacalna?

 

Na przestrzeni kilku ostatnich lat w zarządzaniu flotą samochodową zaczęto doceniać nowe technologie informatyczne, dzięki którym można uzyskać niezbędne informacje umożliwiające optymalne sterowanie flotą, takie jak np.: faktyczne koszty eksploatacji i przebiegi pojazdów, zużycie paliwa, styl jazdy kierowcy i wiele innych. Dostrzeżono także, że umiejętna administracja flotą wpływa na budżet firmy i pomaga jej zaoszczędzić duże pieniądze.

 

Zarządzanie flotą samochodową nie jest łatwym zadaniem. Im więcej marek i modeli pojazdów, tym oczywiście trudniej, jednak niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa i jego floty, każda firma powinna precyzyjnie określić swoją politykę flotową. To co w jednym przedsiębiorstwie będzie uważane za nadużycie i nieprawidłowość, gdzie indziej będzie udogodnieniem dla pracowników, na które zgodził się szef czy zarząd. Kluczowe jest zdefiniowanie tych obszarów i dobór elastycznych narzędzi, które pozwolą je na bieżąco monitorować i rozliczać z nich pracowników korzystających z samochodów służbowych. Wśród obszarów, które realnie wpływają na optymalizację polityki flotowej i oszczędności firmy są: kontrola przebiegu pojazdów i lokalizacji, kontrola zużycia paliwa, wdrażanie eko-drivingu oraz wszelkie intuicyjne rozwiązania, które pomogą w zarządzaniu flotą. Warto wziąć je pod uwagę biorąc pod lupę flotę samochodową we własnej firmie.

 

Ekologia, ekonomia, eko-driving

 

Podczas monitorowania floty samochodowej warto uwzględnić parametry związane ze stylem jazdy kierowców i sposobem eksploatacji samochodu służbowego. Sposób operowania pedałem gazu i hamulca, jazda ze stałą prędkością na optymalnych obrotach, hamowanie silnikiem i przewidująca jazda to jedne z ważniejszych zasad eko-drivingu. Warto wdrażać je do swojej firmy i rozliczać z nich pracowników, gdyż przynosi to firmie realne korzyści finansowe, związane chociażby z rzadszymi serwisami i naprawami samochodów, ale także zwiększa bezpieczeństwo samych użytkowników.

 

Jasne zasady

 

Jasna polityka flotowa sprawia, że kolejne rozwiązania i monitorowanie poszczególnych danych nie jest problematyczne, ani dla pracowników ani dla pracodawcy. Najczęściej spotykanym problemem jest rozliczanie wykorzystania pojazdów do celów prywatnych, prawidłowe obliczanie przebiegów pojazdów i zużycia paliwa.

 

Dostępne na polskim rynku rozwiązania, umożliwiają precyzyjne określanie położenia pojazdu i jego trasy, jak również kontrole zużycia paliwa czy monitorowanie innych parametrów eksploatacyjnych

 

pojazdów. Na podstawie dostępnych danych i raportów można w szybki sposób rozliczyć pracownika za używanie samochodu w dni wolne czy weekendy. Kontrolowanie tych obszarów przynosi firmom ogromne oszczędności w skali roku.

 

Funkcjonalność zawsze w cenie

 

Warto zainwestować czas i pieniądze w rozwiązania mające na celu udoskonalanie polityki flotowej. Poza gromadzeniem najbardziej potrzebnych danych, wiele narzędzi ma dodatkowe funkcje, które pomogą pilnować terminów np. zbliżającego się końca ubezpieczenia czy przeglądu technicznego, planować i weryfikować wykonaną pracę czy rozliczać delegacje służbowe.

 

Bardzo ważnym elementem jest dobór elastycznych narzędzi i zautomatyzowanie ich pracy oraz integracja danych pochodzących z różnych źródeł np. z kart paliwowych, z pojazdów, informacji księgowo-finansowych itp. Rozwiązania tego typu to tylko z pozoru informatyczne gadżety, jednak przy mądrym ich wdrożeniu możemy zyskać automatyzację większości procesów, dzięki którym duża flota działa bez zarzutu i narażanie na dodatkowe koszty.

 

Realne oszczędności

 

Każda z wymienionych funkcji ma na celu optymalizację kosztów i poprawę funkcjonowania flot samochodowych. Poprawa jakości pracy, wzrost bezpieczeństwa i realne oszczędności, powinny być na liście priorytetów każdego kto zarządza flotą w firmie.

 

Na polskim rynku wszystkie wymienione rozwiązania oferuje firma TRONIK, a dodatkową zaletą jest możliwość integracji danych z innymi systemami, co pozytywnie wpływa na gospodarowanie czasem potrzebnym do sprawdzania wszystkich informacji.

 

Firmy, które postawiły na gospodarną politykę flotową i nowoczesne rozwiązania, mówią o realnych oszczędnościach, liczonych nawet w milionach złotych rocznie – trudno przejść obok tego obojętnie!

 

Wypowiedzi udzielił Piotr Nowak, współwłaściciel firmy TRONIK